Descriptif et missions

Placé(e) sous la responsabilité du responsable des équipements économiques, l’assistant(e) administratif et comptable est le 1er interlocuteur administratif des entreprises hébergées.
Il/elle Assure la gestion financière, administrative et juridique des équipements économiques, il/elle est garant de sa conformité.
Il/elle Contribue aux missions des agents d'accueil, en cas de besoin ou de congés et Contribue également aux actions et événements portés par les responsables et chargés de mission de l'ensemble du service.
Enfin, il/elle assiste le responsable des équipements économiques.

Garantir la bonne tenue de la gestion financière, administrative et juridique :

• Gérer la facturation, les relances et les encaissements (régie de recettes),
• Gérer les tableaux de bord des équipements (comptabilité interne, base de données, guide des procédures internes),
• Transmettre les bons de commandes,
• Gérer les dossiers administratifs et juridiques (convention, état des lieux, justificatifs)
• Participer à la mise place des nouveaux outils,
• Respecter la procédure d'archivage,

Contribuer à la bonne tenue des services mutualisés :

• Centraliser toutes les sollicitations des entreprises, et les coordonner,
• Assurer et gérer les différents services mutualisés,
• Contribuer à la gestion technique des équipements, en lien avec l’agent d'entretien général ainsi que celui de l'accueil des équipements économiques, contribuer à la gestion budgétaire du service, suivre l’état de consommation de chaque poste,
• Travailler en étroite collaboration avec la deuxième assistante et assurer son remplacement en cas d’absence ou de congés.

Assister les responsables et les chargés de mission dans la mise en œuvre de leurs actions de prospection, d’accompagnement et d’animation :

• 1ère information des contacts entrants,
• Contribuer à la communication interne et externe,
• Contribuer à l'organisation et au bon déroulement des animations, événements

Spécificités du poste :
Notions comptables : Connaissance des logiciels BC Gestion et Ciril seront fortement appréciés,
Horaires imposés d'ouverture au public
Déplacements ponctuels au sein des 5 équipements économiques, avec véhicule de pool

Profil recherché

Catégorie C – Filière administrative
Poste à temps plein
Expérience confirmée sur des missions similaires
Formation : Bac /Bac+2 liée à l'expérience professionnelle attendue

Connaissances : du territoire de l’Agglomération, du monde de l'entreprise et du fonctionnement des collectivités locales.

Savoir-faire : maîtrise des outils bureautiques, utilisation du logiciel CIRIL.

Savoir-être : Rigueur et écoute - réactivité – discrétion - esprit d’initiative - diplomatie et qualités relationnelles - capacité d'adaptation - disponibilité – capacité à travailler en équipe et en réseau (interne GPS mais aussi externe) – autonomie dans l’organisation du travail.

Avantages liés au poste

Avantages collectifs au travail

Description de la collectivité

Une nouvelle agglomération au sud de l'Île de France qui regroupe 23 communes sur deux départements, l'Essonne et la Seine et Marne. Avec ses 355 010 habitants, Grand Paris Sud est le cinquième territoire francilien en nombre d'habitants et l'un des moteurs de la croissance démographique de la région Île de France.