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Selecta LATAM
Asistente del Secretario Ejecutivo- Sector ONG- Quito
Quito
December 2, 2024
Asistente del Secretario Ejecutivo, la persona encargada de:
FUNCIONES:
-
La recepción y despacho de documentación de la Secretaría Ejecutiva por cualquier medio;
-
Coordinar la agenda del Secretario Ejecutivo así como del personal de su Unidad Organizativa;
-
Redactar, elaborar y enviar cartas, memorandos y toda comunicación requerida;
-
Coordinar toda la logística de los viajes del Secretario Ejecutivo y el personal de su Unidad;
-
Recibir y emitir llamadas telefónicas solicitadas por el Secretario Ejecutivo y el personal de su Unidad Organizativa;
-
Elaborar Actas de las reuniones internas, institucionales y otras que se le requieran;
-
Administrar los archivos de la Secretaria Ejecutiva;
-
Apoyar en la realización de eventos de la Organización;
-
Hacer llegar la documentación aprobada para ser entregada a los participantes en reuniones tales como: Reunión de Ministros, Junta de Expertos, Comité de Apoyo Administrativo y todas aquellas reuniones convocadas por la Secretaría Permanente y que le sean requeridas;
-
Asistir a todo el personal de la Secretaría Ejecutiva en las actividades secretariales que le sean requeridas;
-
Preparar las solicitudes de pago de las diferentes Direcciones;
-
Brindar apoyo en la realización de eventos, logística y preparación de viajes de los delegados;
-
Asegurarse que la Secretaría Ejecutiva cuente con los materiales de oficina y suministros necesarios para su operación;
-
Convocar a los Funcionarios y Consultores que el Secretario requiera con la antelación necesaria para las reuniones que el Secretario Ejecutivo defina;
-
Preparar salas de reuniones y oficinas para las actividades que sean requeridas tales como visitas de para reuniones bilaterales con el Secretario Ejecutivo o bien, reuniones organizadas por OLADE. Ello implica hacerse cargo del protocolo necesario a seguir, así como disponer banderas e identificaciones de los asistentes;
-
Mantener información de contacto actualizada y a disposición para entrega inmediata de todos los contactos por País Miembro, que incluya nombres, cargos, direcciones de correo electrónico, direcciones físicas y teléfonos de Ministros, Viceministros y Coordinadores Nacionales.
Poseer un título de Secretaria Ejecutiva Bilingüe o instrucción afín.
Experiencia
Experiencia profesional de cinco (5) años como Secretaria Ejecutiva en empresas públicas y privadas y/u organismos internacionales, preferiblemente a nivel de Gerencia.
Formación
Excelente manejo de redacción general, comercial y administrativa;
Uso de tecnología y herramientas informáticas;
Relaciones públicas;
Deseable conocimiento de protocolo
Idiomas
Su lengua nativa deberá ser el español y deberá tener fluidez hablada y escrita de al menos otro de los tres idiomas de trabajo de la Organización (inglés, portugués, francés).
Competencias requeridas
-
Planificación y organización.
-
Resolución de problemas.
-
Comunicación eficaz.
-
Comunicación escrita: edición y redacción de informes.
-
Habilidad de gestión.
-
Alta discreción.
-
Meticulosidad.
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